Cách tính học phí dạy thêm theo tháng và theo buổi (kèm ví dụ)

Học phí là phần dễ gây hiểu lầm nhất giữa giáo viên dạy thêm và phụ huynh. Hai bên thường không bất đồng về số tiền, mà về cách tính: buổi nghỉ có tính không, vào lớp giữa tháng thì sao, tháng có 5 tuần thì thế nào. Bài này tổng hợp hai cách tính phổ biến, kèm ví dụ cụ thể để bạn chọn cách phù hợp với lớp của mình.

Hai cách thu học phí phổ biến

Thu theo tháng: mỗi tháng một mức cố định, không phụ thuộc số buổi thực tế. Ví dụ lớp Toán 9 học 3 buổi mỗi tuần, học phí 800.000 ₫ mỗi tháng.

Thu theo buổi: mỗi buổi một đơn giá, cuối tháng cộng số buổi lại. Ví dụ 70.000 ₫ mỗi buổi.

Không có cách nào đúng tuyệt đối. Điều quan trọng là bạn chọn một cách, viết rõ quy định và áp dụng nhất quán cho mọi học sinh trong lớp.

Thu theo tháng: đơn giản, dễ dự đoán

Cách này hợp với lớp có lịch cố định và học sinh đi học đều.

• Ưu điểm: phụ huynh biết trước số tiền, bạn biết trước thu nhập, không phải đếm buổi.
• Nhược điểm: tháng có 5 tuần thì học sinh học nhiều buổi hơn mà vẫn đóng như cũ; học sinh nghỉ nhiều thì phụ huynh dễ thắc mắc.

Thường gặp nhất là chuyện tháng có 5 tuần. Cách đơn giản nhất là thống nhất từ đầu rằng học phí tháng đã tính bình quân cho cả năm, nên tháng nhiều buổi và tháng ít buổi bù trừ cho nhau.

Thu theo buổi: công bằng theo số buổi thực học

Công thức rất đơn giản:

Học phí tháng = Số buổi tính phí × Đơn giá một buổi

Ví dụ: trong tháng lớp học 12 buổi, đơn giá 70.000 ₫.

• Học sinh đi đủ 12 buổi: 12 × 70.000 = 840.000 ₫.

Phần cần quy định rõ là buổi vắng có tính tiền không. Có hai lựa chọn phổ biến:

1. Vắng có phép không tính, vắng không phép vẫn tính. Học sinh vắng 1 buổi có xin phép trước: 11 × 70.000 = 770.000 ₫. Nếu vắng không báo thì vẫn tính đủ 12 buổi. Cách này khuyến khích phụ huynh báo nghỉ trước để bạn chủ động.
2. Mọi buổi vắng đều tính. Hợp khi lớp đông, bạn đã giữ chỗ cho học sinh và không dạy bù riêng.

Dù chọn cách nào, bạn nên ghi lại trạng thái điểm danh từng buổi (có mặt, vắng có phép, vắng không phép). Cuối tháng có số liệu rõ ràng thì phụ huynh ít thắc mắc hơn.

Các trường hợp đặc biệt nên quy định trước

Vào lớp hoặc nghỉ giữa tháng. Thu theo buổi thì chỉ tính các buổi học sinh đã học. Thu theo tháng thì nên chọn một trong hai: tính đủ tháng, hoặc tính theo tỷ lệ số buổi. Hãy nói trước với phụ huynh lúc nhận học sinh.

Tạm nghỉ cả tháng (ốm dài ngày, về quê): thông thường không thu học phí tháng đó. Bạn có thể quy định phụ huynh báo trước để giữ chỗ.

Học nhiều lớp của cùng một giáo viên. Nên gộp thành một phiếu học phí có nhiều dòng, mỗi lớp một dòng, để phụ huynh chuyển khoản một lần.

Giáo viên nghỉ hoặc huỷ buổi. Với thu theo buổi, buổi huỷ không tính. Với thu theo tháng, nên dạy bù hoặc trừ lại tiền tương ứng, và báo phụ huynh trước.

Đổi giá học phí. Nên báo trước và áp dụng từ ngày 1 của tháng sau, không đổi giữa chừng. Phiếu học phí đã gửi thì giữ nguyên.

Thông báo quy định cho phụ huynh

Một quy định ngắn, viết sẵn, giúp tránh phần lớn tranh luận về sau. Bạn có thể gửi qua Zalo khi nhận học sinh mới:

• Học phí: 800.000 ₫ mỗi tháng (hoặc 70.000 ₫ mỗi buổi).
• Hạn đóng: trước ngày 5 hằng tháng.
• Vắng có phép báo trước buổi học: không tính tiền / được học bù.
• Vắng không báo: vẫn tính tiền.
• Đổi học phí: báo trước, áp dụng từ tháng sau.

Ghi chép và thu học phí sao cho đỡ mệt

Khi chỉ có vài học sinh, sổ tay hoặc file Excel là đủ. Khi có nhiều lớp, việc đếm buổi, cộng tiền và nhắc từng phụ huynh tốn khá nhiều thời gian. Một vài mẹo:

• Điểm danh ngay trong buổi học, đừng để cuối tháng mới nhớ lại.
• Gửi phiếu học phí có mã QR chuyển khoản ghi sẵn số tiền và nội dung, ví dụ tên học sinh và tháng. Phụ huynh quét là xong, bạn đối chiếu sao kê cũng dễ hơn.
• Đánh dấu ngay khi nhận tiền, để biết chính xác ai còn nợ.

Tamo giúp gì cho việc tính học phí?

Tamo là phần mềm quản lý lớp dạy thêm, tính học phí theo đúng quy định bạn chọn:

• Chọn thu theo tháng hoặc theo buổi, và chọn vắng có phép có tính tiền hay không.
• Điểm danh trên điện thoại. Cuối tháng hệ thống lập hoá đơn nháp cho cả lớp, gộp học sinh học nhiều lớp vào một hoá đơn. Bạn kiểm tra, sửa nếu cần rồi mới phát hành.
• Hoá đơn có mã VietQR đúng số tiền. Phụ huynh xem hoá đơn và lịch sử đóng tiền trong cổng gia đình.
• Đổi giá hoặc cài đặt học phí tự áp dụng từ tháng sau, hoá đơn cũ giữ nguyên.

Xem bảng giá hoặc câu hỏi thường gặp để biết thêm.